Dokumentowanie wydatków

W związku z wątpliwościami dotyczącymi zasad weryfikacji w odniesieniu do dostarczania towarów i usług oraz zastosowania zasady konkurencyjności w projektach realizowanych w ramach Funduszu Małych Projektów i Projektów Sieciowych Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007 – 2013, Lubuski Urząd Wojewódzki przedstawił następujące wyjaśnienia:
 

1. Potwierdzenie dostarczenia towarów i usług
 

Zgodnie z zapisami ujętymi w części 7.4.2 Wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007 – 2013, każde państwo członkowskie odpowiada za zgodną z zasadami należytego zarządzania finansami realizację programów współpracy transgranicznej,
a w szczególności za weryfikację, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz
że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na projekty zostały rzeczywiście poniesione
i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.

Potwierdzenie dostarczenia towarów bądź usług stanowiących przedmiot dofinansowania może odbyć się wyłącznie w oparciu o stosowną dokumentację.
W związku z powyższym nieodzownym elementem i warunkiem niezbędnym czynności potwierdzania jest posiadanie dokumentów potwierdzających dostarczenie towarów bądź usług. Przepisy prawa nie precyzują, w jakiej formie i na jakiej podstawie należy potwierdzić odbiór towarów bądź usług.

Zatem potwierdzenie może przybrać dowolną formę, pod warunkiem jednakże, że dokumenty przedstawione na potwierdzenie dokonania stosownych czynności pozwalają na jednoznaczne stwierdzenie, iż towary otrzymano (np. na podstawie następujących dokumentów: wydanie materiałów na zewnątrz z magazynu (wz), protokół wykonania usługi, protokół odbioru). W sytuacji, gdy brak jest bezpośredniej dokumentacji potwierdzającej dostarczenie towarów bądź usług, zalecane jest stosowanie na dokumentach finansowych lub innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej, adnotacji osób odpowiedzialnych
za realizację zamówienia, potwierdzających odbiór towarów bądź usług.

2. Zasada konkurencyjności

W odniesieniu do stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z art. 13 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 lipca 2006 r. do określenia kwalifikowalności wydatków stosuje się o ile nie są ustanowione przepisy wspólnotowe, odpowiednie przepisy krajowe uzgodnione przez państwa członkowskie uczestniczące w programie operacyjnym w ramach celu Europejska Współpraca Terytorialna. Beneficjenci zobowiani są do realizowania projektów m.in. zgodnie z dokumentem pod nazwą „Aktualny Komunikat wyjaśniający Komisji dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte przepisami dyrektyw w sprawie zamówień publicznych.

Wskazany dokument szczegółowo wyjaśnia stosowanie zasad konkurencyjności w przypadku
zamówień podprogowych tzn. takich do udzielenia, których ze względu na ich wartość nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych i to również w przypadku, gdy Beneficjent nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych. Zgodnie z zapisami ww. dokumentu zamawiający nie jest zwolniony ze stosowania zasady konkurencyjności, bez względu na wartość zamówienia natomiast sposób jego udzielenia, w tym tryb postępowania w tym zakresie powinien zostać oceniony w oparciu o konkretne okoliczności odnoszące się do danego przypadku, takie jak przedmiot zamówienia, jego szacowana wartość, specyfika danego sektora, geograficzna lokalizacja miejsca wykonania zamówienia.

Wszystkie te elementy powinny zostać uwzględnione przez Beneficjenta w procesie wyboru wykonawcy lub dostawcy.

Ponadto wskazać należy, iż pomimo podmiotowego bądź przedmiotowego zwolnienia z obowiązku stosowania Ustawy PZP każdy Beneficjent przy wyłonieniu wykonawcy jest zobowiązany do wyboru najkorzystniejszej oferty tzn. spełniającej jego oczekiwania.
Zasadę tę można uznać za spełnioną, gdy Beneficjent dokona rozpoznania rynku w dowolny, stosowany przez siebie sposób.
 

3. Sporządzanie list uczestników

W odniesieniu do kwestii sporządzania list uczestników małych projektów, nawiązując do rozdziału 9 Wytycznych w zakresie kontroli pierwszego stopnia (…), wskazać należy,
iż w przypadku realizacji w ramach projektów wydarzeń o charakterze zamkniętym (m.in. szkolenia, konferencje, warsztaty itp.) w celu potwierdzenia uczestnictwa odpowiedniej ilości uczestników, wskazanym jest sporządzanie list obecności uczestników projektu.
Ponadto w każdym przypadku, gdy Beneficjent Małego Projektu określił wskaźniki
o charakterze ilościowym w zakresie liczby uczestników (np. liczba uczestników polskich, niemieckich, w tym kobiet itp.), jest on zobowiązany do monitorowania określonych przez niego wskaźników (§ 11 pkt.1, ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu).
 

4. NIP

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, dokumenty wymagające oznaczenia numerem identyfikacji podatkowej, sporządzane i wystawiane przez urząd z tytułu czynności przypisanych prawnie Powiatom/Gminom powinny być sygnowane NIP osoby prawnej, w której imieniu wykonywane są te czynności, tj. w takim przypadku NIP Powiatu/Gminy.